Como criar uma boa política de Dispositivos Móveis?

Com os smartphones, tablets e computadores presentes cada vez mais no dia a dia dos colaboradores, é preciso estabelecer uma política dos dispositivos móveis para garantir a segurança, a legislação e boas práticas recomendadas pela empresa

O MDM tem se tornado cada vez mais comum nas empresas. Com a pandemia, independente do tamanho da companhia, ela se tornou ainda mais possível graças ao avanço das tecnologias, aumento da mobilidade e o trabalho remoto e flexível em muitos lugares.

Mas uma coisa é fato: a pandemia também tem estreitado o espaço entre vida profissional e vida pessoal dos usuários. Por um lado, o home office tem proporcionado grandes melhorias, aumentando a produtividade e a satisfação dos funcionários, além de reduzir custos operacionais, incentivar inovações e gerar maior vantagem competitiva.

Porém, é preciso também estar ciente do cenário diversificado dos dispositivos móveis e aplicativos, além de pensar em adotar uma boa prática e reestruturar suas políticas de uso dentro de uma organização.

Adotar uma política de uso para os dispositivos móveis é importante para economizar e aumentar a segurança de uma empresa. E existem algumas dicas que podem te ajudar nesse processo. Confira:

Dicas para uma boa política de dispositivos móveis

As organizações não podem permitir o uso desordenado dos dispositivos móveis. Por isso é importante garantir com uma boa política, a segurança da informação para evitar riscos de vazamento ou roubo de dados desses aparelhos.

1 ) Estabeleça uma política de gastos para os colaboradores e funcionários;

Deixe claro para os funcionários quais são os deveres e limitações ao utilizarem os dispositivos móveis no ambiente de trabalho, mesmo se eles estiverem no sistema BYOD.

2) Desenvolva medidas de segurança para os equipamentos e softwares da empresa;

Os usuários também são responsáveis por manterem em sigilo suas credenciais de acesso ao dispositivo móvel corporativo ou BYOD, conforme estabelecido nas Políticas de Controle de Acesso e de Uso de Senha.

3) Crie um termo de responsabilidade sobre os equipamentos da empresa;

Pode-se criar um termo de responsabilidade de uso exclusivo para a empresa. O documento faz com que o colaborador assuma que é responsável pelo cuidado dos equipamentos. O termo pode ser desenvolvido pelo setor jurídico da empresa em parceria com o TI.

4) Catalogue os dispositivos da empresa;

É importante que a empresa tenha um controle de todos os equipamentos de informática que possui. Por isso, é recomendado que se faça um inventário ou catálogo com a identificação de cada item.

5) Ofereça treinamentos e suporte adequado para sua equipe sobre o MDM e suas responsabilidades;

É de suma importância que os funcionários saibam como utilizar seus aparelhos de forma segura. Por isso, deve-se investir em treinamentos para que boas práticas de segurança sejam incentivadas e transmitidas a todos.

6) Seja claro quanto as normas e regras da política estabelecida na empresa;

Divulgue a política da empresa nos comunicados ou canais em que os colaboradores tenham acesso como newsletter, jornais, revistas da empresa, murais etc. Assim, todos estarão cientes destas regras.

7) Sempre que possível, deve-se evitar o uso de redes públicas;

A TI também deve ser capaz de analisar o consumo de cada dispositivo, se há brechas ou usos excessivos, e redimensionar a banda de forma adequada casa haja problema.

8) Recomenda-se manter as conexões de comunicação, como bluetooth e infravermelho, desabilitadas e somente habilitar quando for necessário;

Ou pelo menos configurar a conexão bluetooth para que o dispositivo não seja identificado (ou “descoberto”) por outros dispositivos (em muitos aparelhos esta opção aparece como “Oculto” ou “Invisível”). Isso pode comprometer a segurança e facilitar invasores.

9) A atualização e manutenção é muito importante

Sua empresa deve sempre oferecer assistência técnica especializada para os devices dos colaboradores e indicar quais softwares de segurança precisam ser instalados ou atualizados. Além disso, deve haver um controle de uso dos programas usados pela empresa.

Como aplicar uma política de dispositivos?

Depois dessas dicas, a pergunta: como colocá-las em prática? Primeiro de tudo, a sua política precisa ser bem planejada.

• converse com os diretores e gestores da empresa sobre a implantação;
• identifique todas as informações que devem ser protegidas — se necessário, peça por dicas aos seus funcionários;
• verifique quais são os dispositivos utilizados para acessar essas informações;
• observe se será preciso alguma mudança no controle de acessos;

Após isso, a gestão de TI poderá te ajudar com as regras da empresa. Feitas as regras, é hora de definir os níveis de acesso, ou seja, quem tem acesso a que (como serão feitos esses acessos, em que tipos de dispositivos os colaboradores poderão entrar no sistema), quais tipos de dados poderão acessar, quando poderão acessar (definir horários?).

Quando tudo estiver descrito, será hora de ter um documento final. A política de segurança da informação deverá conter os seguintes itens:

• definição — explique qual é o significado do documento e sua importância para a segurança dos dados da empresa;
• objetivos — cite os objetivos da implantação da política, apoiando-se nos princípios básicos da integridade, confidencialidade e disponibilidade;
• aplicações — deixe claro se a política deve ser aplicada em todos os setores da empresa e seguida por todos os colaboradores e prestadores de serviço;
• requisitos — defina os procedimentos de prevenção de riscos, frequência dos testes dos serviços de TI, necessidade de informar sobre a política nos contratos da empresa, entre outros;
• responsabilidades — explique quais são as responsabilidades da equipe de TI e também dos demais colaboradores;
• regras — explicite, de forma clara, todas as normas criadas na fase de elaboração das regras.

Assim que terminar o documento, você pode apresentar para aprovação. Após aprovado, divulgado, é hora dos treinamentos com a equipe! Bom trabalho!

Lembre-se: uma boa política de uso de dispositivos móveis não só fornece aos funcionários a informação que precisam para acessar as redes e sistemas com segurança, mas também diz como gerenciar, resolver ou redirecionar quaisquer problemas que surjam. 

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