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6 dicas para otimizar e reduzir os custos com a gestão de TI na sua empresa

Se você tem dúvidas sobre como diminuir as despesas de operação sem perder o controle e a segurança

dos ativos móveis da empresa, entenda como as estratégias da gestão de TI vão facilitar o seu desafio.

Um dos cuidados com que toda empresa precisa lidar é a redução de custos. Essa é uma medida que traz uma série de benefícios para os resultados de um negócio, retirando os investimentos que não são totalmente necessários dentro de um setor e movendo-os para outro. Nesse caso, especificamente, estamos falando do setor de gestão de TI.

Trabalhar em meios de reduzir esses custos demandados pelo setor TI é de suma importância para manter a saúde do negócio. A área de tecnologia da informação é uma unidade estratégica propícia para essa ação, tornando possível a distribuição de investimentos para as demais áreas da empresa.

Neste post, daremos 6 dicas para otimizar e reduzir custos com a gestão em TI dentro da sua empresa. Confira!

1. Promova a automatização dos processos

A primeira dica que temos para você é a automatização das tarefas que tenham certo grau de repetição. Dessa forma, é possível reduzir os custos e ampliar a qualidade e a confiabilidade delas.

Ao automatizar esses processos de TI, você consegue eliminar os erros humanos, que são comuns, e atividades de repetição. Desse modo, é possível rastrear os passos executados para chegar a diagnósticos de possíveis falhas, o que também acelera a produtividade de forma geral.

2. Incentive o BYOD

O termo Bring Your Own Device (BYOD) trata-se de uma prática que vem sendo adotada por diversas empresas. Ela consiste em incentivar os funcionários a trazerem seus próprios dispositivos móveis para o ambiente de trabalho, com o objetivo de fazer o uso deles em suas atividades dentro da instituição.

Uma pesquisa realizada pela Trend Micro revela que cerca de 70% das empresas que utilizam o BYOD em seu modelo estratégico observam o grande aumento na produtividade como um dos maiores benefícios. Isso sem falar que, por utilizarem seus próprios dispositivos, os gastos com esses equipamentos pela própria empresa são diminuídos.

3. Considere a terceirização de serviços

Diversas atividades dentro da TI podem ser terceirizadas com o objetivo de reduzir custos e a contratação de profissionais focados em determinada atividade. Também chamado de outsourcing, essa é uma forma simples de reduzir custos mantendo ou até melhorando a qualidade dos serviços oferecidos pelo negócio.

É comum que certos gestores tenham receio em relação à terceirização. Isso se deve à sensação de perda de controle que eles têm, já que parte das responsabilidades será transferida para uma organização de fora da empresa. Porém, caso essa parceria seja bem feita e os serviços a serem terceirizados sejam selecionados com atenção, isso pode ser a solução perfeita para o bem da sua empresa.

4. Adote métricas de desempenho

As métricas são formas de avaliar o comportamento das pessoas e operações ao longo do tempo. Elas fornecem dados reais que são úteis para melhorar o desempenho das equipes e otimizar um modelo de negócio. Ter essa forma de avaliação é essencial para conseguir o melhor aproveitamento de todos os recursos e, assim, reduzir custos.

Na área de TI existem métricas que vêm funcionando muito bem para inúmeros profissionais. Veja as nossas sugestões a seguir:

  • uptime — o índice de uptime refere-se ao tempo em que os recursos na infraestrutura de TI ficam disponíveis sem apresentar falhas, o que garante um rede na qual todos os funcionários contam com os recursos e dispositivos no momento que precisam;
  • first call resolution — é a métrica que avalia o número de chamados que foram solucionados logo no primeiro contato ao time de suporte. Com essas informações, o gestor de TI pode investir em treinamentos e definir medidas de solução para problemas recorrentes;
  • tempo médio de atendimento — essa métrica avalia o tempo gasto pelo serviço desk para ajudar os funcionários de uma empresa a solucionarem problemas técnicos. Acompanhar esse tempo médio permite que o gestor de TI consiga identificar gargalos e garantir um atendimento rápido, que não prejudique o fluxo do negócio.

Com essas e outras métricas de desempenho, a gestão de TI se torna capaz de identificar problemas internos e aumentar a produtividade das equipes.

5. Treine constantemente a equipe

A força do setor de TI está na capacidade dos membros em alinhar esforços para identificar problemas e arranjar soluções em conjunto. Nesse sentido, uma equipe de TI treinada diminui as chances de que ocorram problemas técnicos com os dispositivos usados no dia a dia, ajudando as equipes a manter bons índices de produtividade e reduzir retrabalhos.

6 Use a ferramenta MDM

MDM é a sigla para Mobile Device Management (Gerenciamento de Dispositivos Móveis). É uma solução abrangente que tem a finalidade de tornar o gerenciamento dos dispositivos usados pelos funcionários centralizado, prático e seguro. Por meio desse sistema, a empresa consegue controle fatores como o consumo de dados móveis e o acesso a aplicativos.

O departamento de TI depende do MDM para conectar os dispositivos móveis à rede corporativa e fazer o monitoramento. O MDM atua com a computação em nuvem, o que permite o acesso do funcionário às informações importantes de qualquer lugar de forma segura, exigindo apenas a conexão do dispositivo com a internet.

Quando os dispositivos não contam com o MDM, eles se tornam mais vulneráveis a malwares e outros vírus que podem colocar os dados confidenciais da empresa em mãos maliciosas. Ataques como esses prejudicam a reputação de uma empresa e levam clientes a deixarem de confiar nela para armazenar seus dados pessoais. Isso pode ser evitado com um sistema MDM.

Para concluir, vale lembrar que, diversas vezes, ao não dar o devido valor à gestão em TI, os executivos de negócio deixam de proporcionar o suporte necessário para projetos que visam à otimização do departamento. Essa é uma atitude que deve ser evitada ao máximo, pois atrasa o plano de negócios da empresa.

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