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Como realizar o controle do consumo de dados na empresa?

O consumo de dados na empresa é um fator que deve ser encarado com bastante seriedade, caso contrário, os efeitos negativos podem ser impactantes. No entanto, é preciso saber como lidar com ele da maneira certa. Afinal, estamos falando de segurança das informações obtidas e do mau uso da rede da organização.

Quer saber como realizar o controle do consumo de dados de empresas? Então, este artigo é para você. Não deixe de conferir nas próximas linhas.

O que é o controle do consumo de dados

O uso de canais e ferramentas digitais para que as empresas otimizem as suas operações torna-se cada vez mais indispensável. Com a utilização da internet, fica muito mais fácil otimizar processos no mundo dos negócios. Contudo, como uma grande quantidade de informações e dados são armazenados, podendo ser hackeados, é fundamental fazer o controle do consumo de dados na instituição.

Isso significa limitar acessos, restringir contas, garantir a segurança digital da empresa e evitar o excesso de uso de dados, que pode comprometer o bom andamento das operações e sobrecarregar o setor financeiro. Com o controle do consumo de dados, as restrições estabelecidas visam limitar o acesso a determinados canais, que podem não ser seguros, e garantir que a internet seja utilizada para fins benéficos no empreendimento.

Com o advento do trabalho remoto, o home office, as empresas passaram a dar mais autonomia aos colaboradores para que eles trabalhem longe dos espaços físicos do negócio. Assim, diversos benefícios foram obtidos, mas isso também abriu espaço para usar a internet de maneira inadequada.

O mau uso do desktop e dos aparelhos móveis pode não só comprometer a utilização de dados da empresa, mas também aumentar a vulnerabilidade das informações caso eles sejam usados de maneira inapropriada. Portanto, é imprescindível ter cuidado e garantir a segurança digital dos empreendimentos que recorrem aos recursos digitais disponíveis no mercado.

Outro fator que deve ser destacado é o fato de que a utilização incorreta das ferramentas digitais disponibilizadas pela empresa gera um consumo de dados elevado. Desse modo, é preciso contar com soluções que agilizem o tráfego das informações para que o servidor não seja sobrecarregado e evitar o consumo excessivo ao longo do mês.

As principais ferramentas que geram um grande consumo de dados em uma empresa já são bastante conhecidas e utilizadas. O e-mail, os downloads, o acesso a determinados sites e os programas de FTP são algumas delas.

Qual é a importância de controlar o consumo de dados

Como já não é mais possível deixar de utilizar os canais e as ferramentas digitais nos negócios, é preciso saber como controlar o consumo de dados corretamente. Existem algumas técnicas e boas práticas para que o uso deles seja minimizado e as informações obtidas fiquem seguras e sejam preservadas.

O controle do consumo de dados é importante para garantir o bom uso da internet na empresa e não sobrecarregar os setores envolvidos. A ideia é administrar de maneira correta a utilização dos aparelhos do negócio, como smartphones disponibilizados para os colaboradores, desktops e notebooks.

Com uma gestão de controle adequada, a empresa garante um espaço mais seguro, evitando que diversas ameaças a atinjam. Assim como a internet facilita a realização das tarefas do trabalho, ela também cria um ambiente que facilita a perda da produtividade e desvia o foco dos colaboradores.

Além disso, quando o gerenciamento do controle de dados do negócio não é feito corretamente, a qualidade dos serviços entregues pode ser diminuída, impactando o desempenho dos processos da empresa. Soma-se a esses fatores o fato de que desperdícios podem ocorrer, com gastos desnecessários para o fornecimento do serviço contratado, aumentando consideravelmente as despesas da organização.

Como controlar o consumo de dados na empresa

Agora que você já sabe o que é o uso de dados e quais prejuízos a falta do controle e da gestão dele podem acarretar para os negócios, é preciso entender como controlar o consumo desses recursos na empresa. Existem algumas maneiras de fazer isso. Separamos algumas dicas abaixo. Veja a seguir!

Agende atualizações

Para que não seja necessário que cada colaborador dos diferentes setores da empresa faça sozinho as atualizações necessárias para o bom desempenho do trabalho, agendar as atualizações é uma maneira eficiente de centralizá-las e interligá-las. Existem programas que podem fazer isso de maneira bastante eficiente e as equipes de tecnologia da informação devem coordenar essas operações.

Se a atualização for feita de maneira independente, é muito mais difícil garantir a segurança dos softwares atualizados e os erros humanos, bastante comuns, são muito mais passíveis de ocorrerem.

Acompanhe o consumo de dados em tempo real

Algumas ferramentas disponíveis no mercado possibilitam agendar, monitorar e evitar o consumo exagerado na empresa. Muitas dessas ferramentas contam com uma plataforma online em que é possível fazer o acompanhamento dos gastos de dados em tempo real.

Como o desempenho e a performance dos aparelhos e dispositivos fornecidos pela empresa podem ser analisados, em um quadro geral, é possível estipular e segmentar um período de datas e obter uma média de consumo com mais precisão. Também é possível filtrar as informações por meio de um conjunto de aparelhos em setores específicos e de aplicativos.

Defina os sites que podem ser utilizados

Alguns dos grandes consumidores de dados são os diversos sites disponíveis na internet. Como muitas empresas precisam acessar vários deles, não é possível restringir tudo o que está à disposição. No entanto, existem algumas funções que não requerem o acesso total a qualquer página web.

Nesses casos, é importante restringir a navegação e determinar o que é e o que não é possível acessar. Isso pode ser feito por meio da limitação de senhas de acesso e de uma restrição mais ampla para alguns setores do negócio.

Construa barreiras de proteção

Deve existir, para um bom funcionamento, uma política de uso de dados que será interligada às ações de proteção deles na empresa. Para isso, é interessante buscar por ferramentas de firewall, software, hardware, backup e controle de acesso restrito.

Alguns roteadores disponíveis no mercado já contam com um bloqueador de sites e apps. Com a definição de regras de acesso e a análise do fluxo de dados dos servidores, é possível identificar corretamente os acessos indevidos e uso incorreto dos servidores da empresa.

Invista na conscientização

Os dois principais fatores que colocam os dados em risco e levam às quebras de segurança de um negócio são o mau uso e as falhas humanas. A navegação em sites indevidos por funcionários e o compartilhamento de anexos suspeitos via e-mail são alguns desses erros.

Portanto, além de investir em ferramentas que fazem a restrição de acessos, é importante investir na educação e na conscientização das equipes para que elas entendam os riscos e conheçam as boas práticas de consumo de dados.

Instale programas de controle de acesso

Mesmo com as medidas explicadas e incluídas na política de segurança da empresa, os principais riscos ainda podem não ser evitados. Para isso acontecer, é interessante contar com programas especializados no controle de acesso.

Essas ferramentas controlam e rastreiam os usos na internet, auxiliando bastante no impedimento eficaz. Nesses programas é que são feitas as restrições por senhas de acesso, que limitam a navegação a sites específicos e estabelecem determinadas horas e um tempo limite para permanecer em cada plataforma.

Estabeleça regras claras

Além de promover a conscientização, é preciso estipular e disseminar as regras para que todos os envolvidos estejam cientes do que deve ser praticado, o que deve ser evitado e quais são as consequências do mau uso do consumo de dados. Todas essas informações devem ser transparentes e divulgadas da maneira certa.

Quando estabelecida, a política de uso e consumo de dados precisa abordar as principais questões sobre o tema. Deve estar nítido quais são os termos de privacidade de informações pessoais dos clientes, da empresa e dos colaboradores. O armazenamento de dados deve seguir uma política de confidencialidade que estabelece o que pode ou não ser passado para terceiros.

É importante deixar claro quais funcionários podem utilizar determinados sites, explicando as razões para aprovar a navegação neles. As situações que forem consideradas abusivas devem ser estabelecidas. A restrição total nunca é uma boa alternativa, portanto, é preciso criar regras e fazer com que todos entendam os motivos delas.

Estipule consequências

Quando regras justas e apropriadas são criadas e disseminadas, os colaboradores passam a entender os motivos para elas existirem e se sujeitam às consequências decorrentes da quebra delas. Portanto, além de estabelecer uma boa política de uso e consumo de dados, determine as consequências e as penalidades para quem infringi-las. Estipular ações disciplinares é fundamental para garantir o bom funcionamento do negócio.

O que restringir para garantir o controle do consumo de dados

Existem alguns fatores que são apontados como principais consumidores de dados e colocam em risco a segurança das informações em uma empresa. Confira abaixo alguns exemplos do que pode ser restringido para garantir o bom uso de dados.

Sites nocivos

Alguns sites maliciosos costumam ter links que direcionam para outras páginas na web que permitem a instalação de vírus e malwares. Isso compromete os equipamentos e a rede da empresa. Portanto, é preciso garantir o bloqueio de algumas páginas.

Redes sociais

As redes sociais estão entre os principais fatores que comprometem o foco e a produtividade dos profissionais de uma empresa. Logo, é fundamental definir alguns horários para usar essas ferramentas e estipular quais podem ser utilizadas ou não. O LinkedIn, por exemplo, é uma rede social que oferece diversos benefícios profissionais.

Comunicadores instantâneos

Além de consumir bastante dados e tirar a atenção dos colaboradores, a utilização de comunicadores instantâneos, como o Telegram, o WhatsApp e o Messenger, coloca em risco a segurança dos equipamentos, pois podem conter links maliciosos.

E-mail pessoal

Assim como as redes sociais, os e-mails pessoais consomem tempo, prejudicam a produtividade e estão sujeitos a links que podem conter conteúdos impróprios ou maléficos para o servidor da empresa. Portanto, é interessante estipular horários de uso e restringir o acesso em determinados setores.

Quais são as vantagens de controlar o consumo de dados

O controle do consumo de dados em uma empresa não deve ser visto como algo prejudicial para o negócio nem como apenas um conjunto de medidas restritivas para controlar os colaboradores. Quando implementada da maneira correta, essa prática proporciona uma diversidade de benefícios para todos os envolvidos. Algumas dessas vantagens serão apresentadas a seguir. Vamos lá!

Controle do uso de dispositivos

O controle do uso de dispositivos empresariais, além de garantir que os aparelhos são usados para finalidades da empresa, fornece dados para que o negócio entenda mais sobre como está sendo o desempenho dos colaboradores, permitindo que ações de melhorias sejam tomadas.

Maior produtividade

Ao realizar restrições pertinentes, o empreendimento incentiva o colaborador a se dedicar mais ao seu trabalho e utilizar o tempo profissional para desempenhar melhor as suas funções. Isso confere uma maior garantia da qualidade do serviço prestado ou dos produtos que serão comercializados.

Otimização do tempo

A otimização do tempo também é um fator percebido quando as devidas restrições são aplicadas corretamente. Todas as equipes tendem a desempenhar as suas funções de maneira mais eficiente e proveitosa.

Fornecimento de dados sobre a empresa

O monitoramento dos dados fornece informações interessantes e relevantes sobre o negócio. Os colaboradores podem ser avaliados melhor a partir das informações de uso fornecidas pelos equipamentos da empresa.

Indicação de erros

Com essa prática, muitos erros que antes não eram apontados ou percebidos tornam-se mais aparentes. Logo, as devidas medidas podem ser tomadas com base em dados reais para que falhas futuras ou problemas atuais sejam sanados, como a queda ou o mau uso dos servidores.

O monitoramento do consumo de dados é uma prática que deve ser implementada corretamente nas empresas, o que pode ser feito de várias maneiras. Há muitos motivos para isso — além de garantir o uso correto deles, essa ação proporciona mais segurança ao negócio. Desse modo, é fundamental.

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